Comment Valor Payroll Solutions utilise Dropbox Sign
Valor Payroll Solutions est un prestataire indépendant de services de gestion de la paie, de gestion du temps, de conseil et de ressources humaines. La société aide les petites entreprises à s’y retrouver dans l’univers complexe de la gestion de la paie en leur apportant une technologie moderne et une assistance spécialisée.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
Des signatures en quelques minutes contre quelques semaines auparavant
Productivité interne améliorée grâce aux modèles, aux rappels et au suivi des documents
Une intégration optimisée pour les clients
Profil de l’entreprise
En matière de gestion de la paie, le formulaire 8655 est indispensable pour obtenir l’autorisation d’agir au nom du client auprès de l’IRS. Et en tant que prestataire pour les petites entreprises basées aux États‑Unis, Valor Payroll Solutions sait à quel point les délais d’obtention des signatures des nouveaux clients pour les formulaires d’autorisation de l’IRS peuvent entraîner des problèmes bien plus importants au niveau de la paie. Sans autorisation officielle, Valor est dans l’incapacité d’agir au nom de ses clients, et donc de rémunérer leurs employés.
Les longs délais d’intégration étaient un problème que Christina Hageny, fondatrice et présidente de Valor, voulait s’épargner lorsqu’elle a lancé son activité en 2020. Pour ce faire, elle a commencé par identifier la cause première du problème, à savoir la méthode obsolète utilisée pour envoyer, faire signer et récupérer les documents auprès des clients. « Pour nous transmettre des documents, les personnes devaient soit acheter un logiciel coûteux, soit imprimer et numériser manuellement chaque page », explique Christina Hageny. Il n’était ainsi pas rare que les formulaires reviennent au bout de quelques semaines.
La société Valor Payroll Solutions savait qu’elle avait besoin d’un moyen plus rapide et plus facile d’intégrer ses nouveaux clients. Elle s’est donc tournée vers Dropbox Sign pour optimiser en toute sécurité le processus de signature, et envoyer des documents, obtenir des signatures et récupérer les autorisations IRS à temps en toute simplicité.
« Ce qui prenait des semaines ne prend plus que quelques minutes. J’envoie le document et je n’ai plus à y penser, car je sais que dès que le client l’aura vu, il me le renverra signé. Cela change tout. »
Grâce à Dropbox Sign, Valor Payroll Solutions envoie électroniquement tous ses formulaires d’autorisation de l’IRS, s’épargnant le lent processus d’impression, de signature et de numérisation. Et parce que Dropbox Sign ne nécessite aucun outil tiers pour la signature, les clients peuvent signer où qu’ils se trouvent et sur l’appareil de leur choix en quelques minutes. « Dropbox Sign facilite le quotidien de nos clients. Ils peuvent signer sur leur téléphone, leur ordinateur ou tout autre appareil connecté à Internet. Quels que soient leur secteur d’activité et les outils technologiques à leur disposition, ils peuvent faire signer leurs documents en toute circonstance, et ce très rapidement », ajoute Christina Hageny.
Et si un client oublie de signer, Dropbox Sign aide Valor à récupérer rapidement les documents stratégiques signés grâce aux rappels automatiques. Plutôt que de perdre du temps à se demander si un document a été reçu et à envoyer des e‑mails de suivi au client, Dropbox Sign assure le suivi de chaque document envoyé par Valor pour signature et envoie automatiquement des rappels lorsque des documents ne sont pas signés. Toutes les autorisations sont signées et Valor peut ainsi rémunérer ses nouveaux clients à temps.
En plus d’éviter à Valor de courir après des documents non signés, Dropbox Sign réduit le temps de préparation et d’envoi des documents aux clients. Grâce aux modèles réutilisables de Dropbox Sign, Valor peut renseigner les informations spécifiques du client et envoyer les formulaires en quelques clics, sans avoir à créer un nouveau document à chaque fois.
De plus, comme presque tous les documents que Valor traite et envoie contiennent des informations sensibles, la sécurité est toujours une priorité absolue. Les formulaires papier peuvent facilement être perdus, égarés ou mal classés, ce qui met en péril les données des clients. Mais grâce à l’intégration Dropbox Sign + Dropbox, les documents de Valor sont automatiquement stockés en ligne de manière sécurisée et protégés par une validation en deux étapes afin qu’aucune donnée importante ne tombe entre de mauvaises mains. « Sur le plan de la sécurité, Dropbox Sign est un atout précieux, car je sais que tout est en sécurité et que personne ne peut accéder aux données. L’outil s’intègre également directement avec Dropbox, ce qui évite d’avoir recours à des PDF et à des e‑mails », explique Christina Hageny.
Un traitement beaucoup plus rapide des documents
Grâce à l’ajout des signatures électroniques dans les workflows de Valor Payroll Solutions, les clients peuvent signer partout et à tout moment, avec des retours en quelques minutes à peine pour les documents stratégiques. La présidente précise : « Nous parlons d’un délai de dix secondes pour faire signer l’un de nos formulaires les plus importants, au lieu d’attendre une semaine, deux semaines, voire plus, avec de nombreux échanges de suivi ».
Une productivité accrue en interne
Au lieu de passer des heures à créer des documents et à attendre leur retour, signés, la société Valor utilise des modèles personnalisés qu’elle peut envoyer pour signature en quelques minutes.
Une sécurité qui inspire la confiance
Grâce au stockage sécurisé, à la validation en deux étapes et à l’intégration facile avec Dropbox, les clients de Valor savent que leurs informations importantes sont à l’abri des acteurs malveillants.
Quelle est la suite pour Valor Payroll Solutions ?
Plus l’activité de Valor se développe, plus son utilisation de Dropbox Sign évolue. À l’avenir, Valor prévoit d’étendre son utilisation en tirant parti du nombre illimité de modèles pour gagner en efficacité et proposer une intégration entièrement numérique à l’ensemble de ses clients.
Qu’il s’agisse d’améliorer le processus d’intégration, d’accélérer l’enregistrement de la paie ou simplement d’offrir aux clients le moyen le plus simple de signer des documents clés, Dropbox Sign accompagne l’entreprise au quotidien et reste l’un de ses outils phares de productivité.
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