Meningkatkan efisiensi: Manfaat digitalisasi dokumen yang tidak boleh dilewatkan

Bayangkan jika proses persetujuan hanya memakan waktu beberapa detik, bukan berhari-hari. Bayangkan juga jika kontrak bisa ditandatangani secara elektronik dari mana saja, kapan saja, tanpa perlu meminta tanda tangan fisik lagi.

Inilah yang ditawarkan tanda tangan elektronik, solusi canggih yang dapat merevolusi cara bisnis mengelola dokumen.

Mulai menandatangani dengan Dropbox Sign

Dalam lanskap bisnis digital yang terus berkembang, mencapai efisiensi yang optimal bukan hanya sekadar tujuan, melainkan suatu keharusan. Saat perusahaan beradaptasi dengan dunia di mana keputusan dibuat dalam waktu singkat dan kerja jarak jauh menjadi hal biasa, kemampuan untuk melaksanakan perjanjian dengan cepat dan aman menjadi yang terpenting.

Solusi tanda tangan elektronik hadir sebagai inovasi bagi bisnis yang ingin menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan ketangkasan. Pelajari bagaimana penerapan solusi tanda tangan elektronik dapat merevolusi alur kerja Anda agar operasi bisnis tidak hanya efisien, tetapi juga inovatif.

Mengapa harus mendigitalkan dokumen? Manfaatnya luar biasa

Digitalisasi dokumen adalah langkah menuju pengurangan penggunaan kertas sekaligus strategi komprehensif untuk meningkatkan efisiensi, memperkuat keamanan, dan mengurangi biaya. Lantas, mengapa makin banyak bisnis menerapkan digitalisasi dokumen?

Efisiensi biaya

Berdasarkan studi yang dilakukan oleh Record Nations, bisnis dapat menghabiskan hingga $8.000 per tahun untuk dokumen kertas. Di samping itu, biaya pengarsipan dan penyimpanan bisa mencapai sekitar $8.500, sementara biaya tenaga kerja untuk mengelola dokumen tersebut bisa mencapai sekitar $30.000.

Peningkatan produktivitas

Menurut laporan McKinsey & Company, karyawan menghabiskan rata-rata 9,3 jam per minggu untuk mencari informasi dalam dokumen fisik dan memproses dokumen. Digitalisasi membuat pengambilan data menjadi cepat dan pencarian data menjadi mudah sehingga waktu yang dihabiskan karyawan untuk tugas administratif berkurang secara signifikan.

Peningkatan keamanan

Berbeda dengan penyimpanan di lemari arsip, dokumen elektronik dapat diamankan dengan enkripsi canggih dan kontrol akses sehingga mengurangi risiko akses tidak sah atau kehilangan dokumen. Format digital memungkinkan dihasilkannya jejak audit terperinci. Dengan demikian, setiap akses serta pengeditan akan tercatat dan informasi sensitif akan terlindungi.

Peningkatan aksesibilitas

Dengan tanda tangan elektronik dan dokumen digital, pengguna dapat mengakses dan menandatangani dokumen dari perangkat mana pun yang memiliki koneksi internet, memungkinkan mereka untuk bekerja di mana saja. Hal ini sangat penting dalam lingkungan kerja jarak jauh dan hibrida yang makin umum saat ini.

Dampak lingkungan

Dengan mengurangi penggunaan kertas, bisnis dapat menurunkan jejak karbon sehingga membantu mencapai tujuan keberlanjutan lingkungan.

Skalabilitas dan fleksibilitas

Solusi tanda tangan elektronik yang ditawarkan oleh Dropbox, misalnya, menyediakan berbagai alat yang dapat disesuaikan seiring pertumbuhan bisnis. Fungsi yang dimilikinya beragam, mulai dari penandatanganan dokumen sederhana hingga perjanjian yang kompleks, sehingga memberikan fleksibilitas untuk memenuhi berbagai kebutuhan bisnis.

Persetujuan lebih cepat

Dengan alat seperti pemindai dokumen, bisnis dapat langsung mengonversi dokumen fisik menjadi PDF berkualitas tinggi yang aman. Dokumen ini kemudian dapat dibagikan dan ditandatangani dengan mudah sehingga mengefisienkan proses persetujuan dan meningkatkan kepuasan klien.

Digitalisasi dokumen tidak hanya bertujuan untuk menghemat tempat

Digitalisasi dokumen tidak hanya menghemat ruang, tetapi juga dapat menciptakan sistem manajemen dokumen yang lebih efisien, aman, dan tetap berguna di masa depan. Dengan alat dan strategi yang tepat, Anda dapat memaksimalkan potensi dokumen dan mendorong bisnis untuk berkembang. Lebih dari sekadar menyimpan file dalam format digital, transformasi ini membuka peluang penggunaan tanda tangan elektronik (eSignature).

Misalnya, bayangkan sebuah agen pemasaran yang mencoba mendapatkan persetujuan klien atas materi kampanye dengan cepat. Jika persetujuan memerlukan tanda tangan fisik dan langkah-langkah manual, hal itu dapat menghambat jadwal proyek dan memengaruhi kepuasan klien.

Cara mendigitalkan dokumen Anda dalam tiga langkah mudah

Dalam perjalanan menuju transformasi digital, proses digitalisasi dokumen dan integrasi tanda tangan elektronik berperan penting. Cara terbaik untuk mendigitalkan dokumen Anda dalam tiga langkah mudah:

Langkah 1: Evaluasi alur kerja Anda saat ini

Langkah pertama menuju transformasi digital yang sukses adalah memahami kondisi Anda saat ini. Mengidentifikasi inefisiensi dan area yang perlu perbaikan akan membantu Anda menentukan pendekatan terbaik untuk mendigitalkan dokumen Anda. Hal-hal penting yang perlu dipertimbangkan:

Mengidentifikasi kesulitan

Lakukan evaluasi terhadap tantangan dan inefisiensi dalam alur kerja dokumen Anda saat ini. Langkah ini dapat mencakup penundaan persetujuan, proses pengarsipan manual, atau masalah keamanan. Beberapa pertanyaan yang perlu Anda pikirkan:

• Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk mencetak, memindai, dan mengarsipkan dokumen kertas?
• Apakah persetujuan menjadi tertunda karena rute dokumen fisik?
• Seberapa mudah mengakses dan mengambil dokumen saat dibutuhkan?

Menganalisis alur kerja

Petakan alur kerja dokumen Anda, mulai dari pembuatan hingga penyimpanan dan pengambilan. Identifikasi di area mana saja proses manual dapat digantikan dengan solusi digital.

Tetapkan tujuan

Tetapkan tujuan yang jelas untuk digitalisasi, seperti meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, atau meningkatkan kolaborasi. Tujuan ini akan mengarahkan strategi digitalisasi Anda.

Langkah 2: Pilih alat digitalisasi Anda

Setelah Anda mengidentifikasi peluang untuk transformasi digital, saatnya memilih alat yang tepat untuk menyederhanakan alur kerja dokumen Anda. Pertimbangkan hal berikut ini:

Dropbox Sign

Sebagai alat utama untuk digitalisasi dokumen dan integrasi tanda tangan elektronik, Dropbox Sign menawarkan antarmuka yang mudah digunakan dan fitur-fitur tangguh untuk melancarkan pengelolaan dokumen. Unggah dokumen dalam berbagai format, kirimkan untuk mendapatkan tanda tangan elektronik, lacak kemajuan secara waktu nyata atau gunakan opsi otomatisasi, dan dapatkan manfaat dari kemampuan pengiriman tanpa batas. Antarmuka Dropbox Sign yang intuitif memudahkan siapa saja untuk memulai, apa pun keahlian teknisnya.

API Dropbox Sign

Bagi organisasi yang ingin mengintegrasikan tanda tangan elektronik langsung ke sistem yang sudah ada, Sign API menyediakan solusi yang dapat diskalakan. Dengan Sign API, Anda dapat menyesuaikan alur kerja tanda tangan elektronik, berintegrasi dengan aplikasi pihak ketiga, dan menyederhanakan manajemen dokumen di seluruh organisasi. Mengintegrasikan Sign API dengan sistem Anda yang sudah ada tidak memerlukan pengetahuan pengkodean yang luas.

Langkah 3: Implementasi dan skalakan

Setelah Anda memilih alat digitalisasi, saatnya untuk menerapkan dan memperluasnya sesuai dengan kebutuhan Bisnis Anda:

• Implementasi: Berkolaborasilah dengan tim TI atau penyedia layanan Anda untuk mengintegrasikan Dropbox Sign atau Dropbox Sign API ke dalam sistem yang sudah ada. Pastikan pelatihan dan dukungan yang tepat diberikan kepada karyawan untuk memfasilitasi transisi yang lancar.
• Kustomisasi: Sesuaikan fitur Dropbox Sign atau Dropbox Sign API untuk memenuhi kebutuhan Bisnis spesifik Anda. Sesuaikan alur kerja, izin pengguna, dan pengaturan keamanan untuk mengoptimalkan proses manajemen dokumen.
• Menskalakan: Saat bisnis Anda berkembang, manfaatkan skalabilitas Dropbox Sign atau Dropbox Sign API untuk mengakomodasi peningkatan volume dokumen dan kebutuhan bisnis yang terus berkembang. Pantau metrik kinerja dan kumpulkan umpan balik dari pengguna untuk terus meningkatkan strategi manajemen dokumen digital Anda.

Tanda tangan elektronik membawa perubahan besar dalam digitalisasi dan manajemen dokumen

Tanda tangan elektronik memberikan solusi yang efektif dengan mempermudah proses penandatanganan dokumen berkat digitalisasi. Solusi ini memfasilitasi orang untuk menandatangani secara elektronik dari perangkat apa pun yang memiliki koneksi internet, sehingga mencetak, memindai, dan mengirimkan salinan fisik tidak lagi diperlukan. Hal ini membuat alur kerja lebih lancar, menghemat waktu, dan meningkatkan keamanan.

Memperlancar alur kerja dan mengurangi waktu penyelesaian

Tanda tangan elektronik secara drastis menyederhanakan operasi bisnis dengan menghilangkan kebutuhan pengelolaan dokumen fisik. Teknologi ini memfasilitasi pengambilan keputusan dan transaksi yang lebih cepat dengan:

• Mengurangi waktu pemrosesan: Tanda tangan elektronik menghilangkan hambatan pemrosesan dokumen manual, seperti pencetakan, pengiriman surat, dan pengarsipan manual. Fasilitas ini adalah cara hebat untuk mempercepat siklus alur kerja.
• Meningkatkan tingkat respons: Dengan kemampuan untuk menandatangani dokumen dari perangkat apa pun yang diaktifkan internet, pemangku kepentingan dapat merespons lebih cepat, di mana pun mereka berada.
• Mengotomatiskan alur kerja: Solusi tanda tangan elektronik umumnya dilengkapi dengan fitur pengotomatisasi berbagai langkah dalam proses manajemen dokumen. Solusi ini mencakup proses pengiriman pengingat, pengarsipan dokumen yang telah selesai, dan berbagai fitur lainnya.
  

Meningkatkan keamanan dan kepatuhan dengan mudah

Integrasi tanda tangan elektronik ke dalam sistem manajemen dokumen Anda tidak hanya menyederhanakan operasi tetapi juga memperkuat keamanan dan kepatuhan terkait dokumen penting.

• Enkripsi yang kuat: Platform tanda tangan elektronik memanfaatkan teknologi enkripsi canggih untuk penyimpanan catatan dan melindungi dokumen dari akses tidak sah. Beberapa bahkan memasang verifikasi ID elektronik (identitas penanda tangan).
• Kepatuhan terhadap peraturan: Solusi tanda tangan elektronik dirancang untuk mematuhi standar hukum yang relevan, seperti Undang-Undang E-SIGN AS dan eIDAS Uni Eropa. Hal ini memastikan bahwa dokumen yang ditandatangani secara digital mengikat secara hukum dan diakui.
• Jejak audit: Tanda tangan digital menyediakan catatan terperinci dari setiap tindakan yang diambil pada suatu dokumen. Catatan ini memperlihatkan siapa yang menandatangani, kapan, dan dari mana, sehingga membantu menjaga kepatuhan dan memudahkan proses audit.
  

Mendorong penghematan biaya dalam manajemen sumber daya

Transisi ke tanda tangan elektronik dapat secara signifikan mengurangi biaya tambahan yang terkait dengan proses berbasis kertas tradisional.

• Biaya material lebih rendah: Menghilangkan kebutuhan akan kertas, tinta, dan perlengkapan lainnya sehingga bisa jauh lebih hemat.
• Mengurangi ruang penyimpanan: Dokumen digital tidak memerlukan penyimpanan fisik, sehingga mengosongkan ruang kantor dan mengurangi biaya yang terkait dengan pengarsipan dokumen.
• Penurunan biaya tenaga kerja: Otomatisasi proses penandatanganan mengurangi jam kerja yang dibutuhkan untuk mengelola alur kerja dokumen, mulai dari persiapan hingga penyimpanan.
  

Meningkatkan kolaborasi lintas tim dan departemen

Tanda tangan digital meningkatkan kolaborasi dengan memfasilitasi koneksi yang lancar antara tim, di mana pun mereka berada.

• Akses dan berbagi langsung: dokumen dapat ditandatangani dan dibagikan secara langsung di berbagai departemen atau lokasi geografis, sehingga memudahkan kolaborasi secara waktu nyata.
• Integrasi dengan alat lain: Sebagian besar solusi tanda tangan elektronik terintegrasi secara mulus dengan alat bisnis populer seperti sistem CRM, perangkat lunak manajemen proyek, dan platform komunikasi. Hal ini dapat meningkatkan upaya kolaboratif di berbagai fungsi.
• Pelacakan dan pemantauan: Alat digital memungkinkan pelacakan status dokumen secara waktu nyata. Hal ini membantu tim tetap mendapatkan informasi terkini tentang kemajuan tugas dan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk tindak lanjut.
  

Agar dapat bersaing dengan kompetitor, kita harus menggunakan alat yang membuat operasional lebih fleksibel. Solusi tanda tangan elektronik bukan hanya tentang penggunaan teknologi baru, tetapi juga tentang membuat proses bisnis lebih cepat, lebih aman, dan dapat diskalakan tanpa batas. Solusi ini membantu bisnis, apa pun ukurannya, mengurangi waktu penyelesaian dan meningkatkan keamanan, sehingga memberikan kebebasan untuk beroperasi di mana saja dan kapan saja.

Cara Dropbox Sign membantu Anda mendigitalkan alur kerja dan dokumen

Menentukan dari mana harus memulai digitalisasi dokumen bisa menjadi salah satu rintangan tersulit yang harus dihadapi. Kuncinya adalah memiliki alat yang tepat untuk membantu.

Dengan Dropbox Sign, Anda dapat:

• dengan mudah mengintegrasikan tanda tangan elektronik ke dalam alur kerja Anda
• menyimpan catatan, dokumen, dan jejak audit secara digital
• tetap aman dengan autentikasi OAuth, enkripsi, dan kepatuhan terhadap GDPR, ISO 27001, dan SOC 2 Tipe II
• menyesuaikan alur kerja dokumen dengan bidang yang terisi otomatis, opsi pemerekan, dan banyak lagi
• menyederhanakan proses dengan templat, permintaan tersemat, dan logika bersyarat
• terintegrasi secara mulus ke dalam sistem Anda yang sudah ada dan siap digunakan, berkat API
  kami yang mudah digunakan

Setelah diterapkan, Dropbox Sign dapat membantu organisasi Anda secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan proses manual. Hasil akhirnya? Dokumen digital, dan alur kerja yang lebih efisien serta lebih aman dari sebelumnya.

Digitalkan alur kerja tanda tangan Anda dengan Dropbox Sign

Dropbox Sign dapat menyederhanakan proses penandatanganan dokumen Anda, sementara Dropbox Sign API dapat terintegrasi dengan lancar ke dalam sistem Anda untuk meningkatkan operasi digital Anda.

Dengan mengintegrasikan alat-alat ini ke dalam pengaturan Anda, organisasi Anda dapat secara signifikan mengurangi waktu dan biaya yang terkait dengan proses manual, sehingga memastikan bahwa alur kerja Anda tidak hanya lebih efisien tetapi juga lebih aman.

Lihatlah berbagai fitur dan manfaat solusi tanda tangan elektronik kami untuk menemukan yang paling sesuai dengan kebutuhan Bisnis Anda.