Come Ingenique usa Dropbox Sign per semplificare i processi di firma e rafforzare la sicurezza
Ingenique Solutions offre potenti soluzioni antiriciclaggio (AML) e di due diligence che aiutano le aziende a rispettare le normative di conformità e a gestire meglio i rischi.
Non supportiamo più Dropbox Forms
Risultati
75%
Moduli di rinnovo restituiti il 75% più velocemente
2 min.
Contratti di vendita e di rinnovo inviati in meno di due minuti
Oltre 1.000
I modelli aiutano a generare oltre 1.000 contratti annuali
Profilo dell'azienda
Quando si crea un software progettato per aiutare le aziende con l'antiriciclaggio e la due diligence, la sicurezza è alla base della reputazione, e nessuno lo sa meglio di Martin Lim, fondatore e direttore della società di software per l'antiriciclaggio e la due diligence Ingenique Solutions. "Dico sempre ai miei tecnici: 'Se qualcosa va storto con i dati dei nostri clienti, possiamo chiudere l'attività domani stesso perché nessuno si fiderà più di noi'".
Ingenique si impegna a rendere il complicato mondo della conformità il più semplice possibile per i suoi clienti. Ma bilanciare processi sicuri e affidabili e mantenere i dati dei clienti al sicuro, e farlo in modo efficiente, non è mai facile.
Tuttavia, un'area che secondo Ingenique era ancora da migliorare, sia in termini di sicurezza che di semplicità, era quella dei flussi di lavoro cartacei relativi alle vendite e alle risorse umane.
Da un lato, la creazione di contratti era lenta perché ogni contratto su misura richiedeva molto tempo al personale. Gestire oltre 60 contratti al mese comporta un notevole dispendio di tempo.
All'altro capo del lungo processo di creazione, la firma e la restituzione di un contratto Ingenique di otto pagine creava confusione, errori e un grattacapo amministrativo per il team di vendita. "Alcuni [clienti] firmavano la prima pagina e dimenticavano l'ultima, altri firmavano solo l'ultima pagina. Alcuni scannerizzavano e inviavano un bel file PDF, altri scattavano una foto con il cellulare e la restituivano. I documenti arrivavano in ogni tipo di formato e dimensione. Tutto questo si aggiungeva al carico di lavoro del team di vendita, che finiva per non occuparsi realmente di vendite", dice Martin.
L'inefficienza si era riversata anche nei processi delle risorse umane. Valutazioni biennali delle prestazioni, moduli di consenso per i dati dei candidati, NDA e contratti di lavoro: l'azienda era impantanata in metodi di stampa/scansione/restituzione che creavano una montagna di scartoffie in giro per l'ufficio.
Per Ingenique la risposta era chiara: passare al digitale. Tuttavia, in un settore così attento alla sicurezza, l'invio tramite e-mail di qualsiasi tipo di contratto o informazione personale, non era l'ideale. L'azienda ha quindi cercato uno strumento di firma elettronica sicuro e affidabile per proteggere la propria reputazione e mantenere la fiducia dei clienti. Dopo una rigorosa ricerca, è approdata a Dropbox Sign.
"Dropbox Sign ha davvero velocizzato le cose per il team di vendita, che non deve più dedicare molto tempo a inseguire i contratti. Abbiamo registrato un aumento del 75% nella restituzione dei moduli per il rinnovo".
Per abbandonare i moduli cartacei e i PDF inviati via e-mail, Ingenique ha sfruttato tutte le caratteristiche e le funzionalità di Dropbox Sign.
In primo luogo, ha deciso di migliorare il processo di creazione dei contratti. Utilizzando i modelli di Dropbox Sign, Ingenique ha creato una serie di moduli personalizzati per settori specifici. In questo modo, tutti i contratti di vendita, i moduli d'ordine di servizio e i rinnovi richiedevano ai venditori di inserire solo i dati di base del cliente e di premere Invia. "Basta accedere a Dropbox Sign, selezionare il modello e fare clic su Invia. È un'esperienza sorprendente per l'invio di ordini di acquisto ai clienti visto che è davvero molto veloce e richiede non più di due minuti!" esclama Tan Lee Kiau, responsabile vendite senior di Ingenique.
Dropbox Sign ha migliorato l'esperienza di firma anche per i clienti.
"Questo ha davvero accelerato il processo di restituzione dei contratti. Abbiamo alcuni clienti che non sono esperti di tecnologia e possono firmare e restituire i contratti con estrema facilità", afferma Tan Lee Kiau.
Firmare è più semplice perché Dropbox Sign aggiunge campi obbligatori per i firmatari in ogni documento, consentendo loro di vedere esattamente ciò che devono completare. Non possono restituire un contratto senza aver compilato questi campi, quindi nulla viene tralasciato. "Dropbox Sign ha davvero velocizzato le cose per il team di vendita, che non deve più dedicare molto tempo a inseguire i contratti. Abbiamo registrato un aumento del 75% nella restituzione dei moduli per il rinnovo", afferma Martin.
I risultati non si sono limitati al team di vendita di Ingenique. Il personale ora beneficia di una preparazione più rapida dei documenti in vista delle valutazioni delle prestazioni. I moduli possono essere compilati digitalmente e restituiti alle risorse umane in pochi minuti: non c'è più la fretta di fissare un appuntamento con la tipografia.
Quando si tratta di assumere, ottenere il consenso per la raccolta dei dati di un nuovo assunto, firmare NDA e stipulare contratti di lavoro, è possibile farlo in modo più rapido e sicuro utilizzando uno strumento di firma elettronica certificato ISO.
La parte migliore? Grazie al monitoraggio completo degli audit, alla crittografia e all'integrazione, ogni documento è protetto, tracciato e marcato temporalmente, dal momento in cui viene inviato a quando viene completamente firmato e protetto, in modo che la sicurezza sia perfettamente integrata nell'esperienza di firma, ogni volta. Per Ingenique, questo fa miracoli per la sua immagine attenta alla sicurezza. "Utilizzando Dropbox Sign con i clienti, trasmettiamo il messaggio che stiamo facendo tutto il possibile per garantire la sicurezza", afferma Martin.
I moduli di rinnovo vengono restituiti il 75% più velocemente
Dopo l'adozione di Dropbox Sign, Ingenique afferma che i clienti non solo firmano ovunque sia necessario in un contratto di vendita o in un rinnovo, ma firmano e restituiscono i contratti circa il 75% più velocemente.
Un modello che fa risparmiare tempo per ogni occasione
Creare manualmente più di 1.000 contratti all'anno era decisamente poco pratico. Con i modelli dei documenti di Dropbox Sign, Ingenique ha accesso a una vasta libreria di contratti personalizzati, accordi di vendita e moduli d'ordine per ogni settore. Il team di vendita ora invia i contratti in meno di due minuti, avendo così più tempo per concentrarsi sulla vendita.
Uno strumento affidabile per rafforzare la reputazione di Ingenique in materia di sicurezza
Ingenique si basa su una reputazione di sicurezza e affidabilità. In quanto fornitore certificato ISO, Dropbox Sign contribuisce a rafforzare la sicurezza. Grazie alla tracciabilità completa dei documenti attraverso un audit trail completo, Ingenique può ora aderire facilmente ai requisiti ISO 27001, garantendo al tempo stesso la sicurezza dei dati dei suoi clienti in ogni momento.
Qual è il prossimo passo per Ingenique?
Dopo aver sperimentato gli ampi vantaggi aziendali di Dropbox Sign, Ingenique ne raccomanda l'uso a una base sempre più ampia di clienti e committenti. In futuro, Ingenique prevede di inserire la firma elettronica nei suoi flussi di lavoro dei documenti esistenti, con l'obiettivo di collegare ogni aspetto dei flussi di lavoro delle risorse umane e delle vendite e di fornire un'esperienza ancora più integrata sia per i nuovi assunti che per i clienti.
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