新入社員がスムーズに業務を開始できるよう支援
Greenhouse Software は、業界をリードするソリューションで、すべての企業が採用活動を効果的に進められるよう支援しています。同社の人材採用・オンボーディング ソフトウェアを使用すると、採用側との最初の接触時から、新入社員にシームレスなデジタル体験がもたらされます。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
顧客による電子署名の使用状況を把握する
Greenhouse の理念は、すべての企業が採用活動を効果的に進められるよう支援することです。同社は主力製品として、カスタマイズ可能な人材採用ソリューションを活用してグローバルなチームを編成したいと考えている企業向けに Greenhouse Recruiting を提供しています。
創業当初は、顧客のほとんどがテクノロジー系のスタートアップ企業でしたが、それから徐々に顧客層の業種や規模を拡大していきました。Greenhouse Onboarding は、あらゆる規模の企業をターゲットにした製品で、新入社員が業務を開始するまでのプロセスを効率化し、入社初日から即戦力として働いてもらえるように支援します。
Greenhouse Onboarding の役割は情報を受け渡すことであり、内定通知から雇用契約、入社初日の受け入れに至るプロセスの効率化を目的としています。このプロセスで収集されたデータは別の場所、つまり顧客の人事情報システムで利用されます。そのため、プラットフォーム間の多数のインテグレーションを管理することが Greenhouse Onboarding の大きな課題となります。
新入社員は入社の際、雇用関連の大量の書類に署名し、個人を特定可能な情報（PII）を大量に開示することになります。Greenhouse では、Dropbox Sign を Onboarding に組み込むことで一貫性のあるスムーズなオンボーディング ワークフローを実現しています。新入社員は、カスタマイズされたプロセスの中で書類に署名でき、Dropbox Sign アカウントを作成する必要もありません。Greenhouse を利用している企業の側も、Dropbox Sign アカウントは不要です。アカウントなしでも、Dropbox Sign インテグレーションを通じて、ユーザーごとに異なる受け入れプロセスを自動実行することが可能です。また Dropbox Sign の UI はとてもわかりやすいので、ユーザーは不安を感じることなく安心して PII を入力できます。
電子署名の導入後、Greenhouse Onboarding は上記のような受け入れプロセスで月間 2 万件の電子署名を処理するようになりました。しかし単に電子署名を処理するだけでなく、その使用状況を追跡する手段も必要でした。Greenhouse でシニア エンジニアリング マネージャーを務めるヒューゴ・マーコット氏は、一部の顧客が大量の電子署名を使い始めたとき、電子署名の使用状況をもっと明確に可視化できる必要があると気付いたそうです。
「以前は、当社のデータベースに記録された当社のデータに基づく当社独自のダッシュボードを使用していました」とマーコット氏は振り返ります。「割とよくできたシステムだったのですが、100 % 正確とは言えませんでした」とマーコット氏。そこで、不一致を解消するために顧客と何時間もやり取りするよりも、あらゆる問題に予防的に対処できる、もっと優れた可視化機能が必要だと考えるに至ったのです。
「個人情報を入力する際も、Dropbox のロゴが表示されるので、ユーザーは不安を感じることなく安心して入力できます。」
可視化でオンボーディングをスムーズに
もっと強力な可視化機能が必要だとマーコット氏から聞かされた Dropbox チームは、共同作業のプロセスを立ち上げます。同氏の懸念に耳を傾け、ニーズを明確に把握した後、Sign API ダッシュボードのベータ版を紹介しました。署名の使用回数や署名依頼のステータスのほか、インテグレーションの健全性に関する有用なインサイトを得ることのできる機能です。
マーコット氏とチームはこのダッシュボードを徹底活用していますが、その目的は 2 つあります。Greenhouse Onboarding ですぐに使えるテンプレートを提供することと、ワークフローについての問題をデバッグすることです。Greenhouse Onboarding を使用したワークフローは複雑になる場合があり、それが原因で問題解決に時間がかかることがあります。しかし API ダッシュボードの数字はいつも正確で、しかも最新の値なので、マーコット氏のチームはエラーの傾向からピンポイントで問題を特定できているといいます。
API ダッシュボードを通じて必要なレベルの可視性を手に入れたマーコット氏のチームは、あらゆる問題をすばやく見つけ出し、解決作業をスムーズに進められるようになりました。「チーム メンバーは、特定のドキュメントを検索してステータスを確認できる点や、何が起きたのか把握できる点がとても便利だと喜んでいます。それを元にスムーズに対応を実施できるからです」（マーコット氏）
「Dropbox Sign とのインテグレーションのおかげで、顧客はルールを定義して、適切な電子署名を新入社員に自動で割り当てられるようになりました。」 – Greenhouse シニア エンジニアリング マネージャー ヒューゴ・マーコット氏
関係者すべての作業効率が向上
Sign のインテグレーションによって、Onboarding のユーザーは、使用頻度の高いフォームについて既製のテンプレートを利用できるようになったほか、用途に応じて条件ルールを定義した独自のテンプレートを簡単に作成できるようになりました。このようにドキュメントの割り当てを自動化したことで、ユーザーは新規採用者ごとに手動のプロセスを繰り返す必要がなくなり、多くの時間を節約できています。
Greenhouse にとって、署名の不一致は珍しい問題ではありません。以前はワークフローが複雑だったせいで、発生した問題を特定するのに苦労していました。しかし API ダッシュボードの導入後は、特定のドキュメントの署名ステータスは 1 分もあれば確認できるようになり、マーコット氏のチームは毎月かなりの時間を節約できています。「高いレベルの可視性のおかげで、問題をその場で把握して解決できています」とマーコット氏は話します。
Greenhouse Onboarding は複雑なワークフローにも対応しており、その点でも Dropbox Sign という選択に間違いはなかったとマーコット氏は考えています。「私たちは、信頼の置ける電子署名ソリューションをアプリケーションに組み込んでお客様に提供する責任を負っていますが、そのために必要なサポートとドキュメントはいつでも利用できます」とマーコット氏は話します。非常に直感的な UI を備える Dropbox Sign は、Greenhouse Onboarding の一部として重要な役割を果たしています。Greenhouse では、電子署名機能を持たない別のオンボーディング サービス Greenhouse Welcome も提供していますが、電子署名を必要としている顧客は多く、Greenhouse 利用者の 80 % が Onboarding 経由で Dropbox Sign を利用しています。「Dropbox Sign というピースがなければ、Greenhouse Onboarding が完成することはなかったでしょう」とマーコット氏は最後に述べています。
Greenhouse の次のステップ
マーコット氏は、Sign API のおかげで実現できた成果の大きさに驚きを隠せずにいます。たとえば、Greenhouse Recruitment から取得したデータをフォームに事前入力する機能がその 1 つです。「すでにそこにある機能なので、ユーザーはその便利さに気付いていないと思いますが」とマーコット氏。しかし、その情報を毎回手入力する必要があるとしたら、ユーザーはうんざりしていたに違いありません。
Greenhouse は現在、この機能のさらなる有効活用を模索しており、Sign API 経由で署名済みのドキュメントから情報を取得して、もっと多くのプロセスを自動化できないかと検討しています。就労資格を電子的に確認する「E-Verify」の申請プロセスが候補の 1 つです。
Greenhouse のような成果を上げるには
Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローの迅速さ、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。 無料トライアルに今すぐ登録 して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
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