Så här gjorde Daiichi Jitsugyo Asia det snabbare att få påskrifter internationellt med HelloSign
Daiichi Jitsugyo Asia Group (DJKA-koncernen) är ett dotterbolag till det japanska handelsföretaget Daiichi Jitsugyo Co. Ltd., och har sitt asiatiska huvudkontor i Singapore (Daiichi Jitsugyo Asia Pte. Ltd).
Som ett expanderande försäljnings- och serviceföretag fokuserar det på leveranser till industrianläggningar och utrustning till industrin, kompletterat med enastående service och ett globalt välutvecklat nätverk.
Vi har inte längre stöd för produkten Dropbox Forms
Att få påskrifter internationellt gick långsamt
För Daiichi Jitsugyo Asia var det en utdragen och långsam process att skicka kundofferter, kontrakt, slutrapporter och leveransordrar över internationella gränser.
Men det var inte bara försäljningsdokument som gjorde det hela långsamt. Känsliga interna AGM-dokument krävde även påskrifter från ledare i flera länder – Japan, Thailand med flera. Det kunde ta dagar för att få dessa dokument undertecknade och tillbakaskickade. Yohei Takahashi, direktör på Daiichi Jitsugyo Asia berättar:
”Vårt huvudsakliga problem var snabbheten. DJK Group har kontor över hela värden så det tog lång tid att få en handskriven underskrift. Till exempel finns vårt huvudkontor i Japan så vi måste skicka dokumenten i original dit och sedan vänta på att personen skriver under dem och skickar tillbaka dem. Och även när vi gjort det så arbetar mottagarna ofta hemifrån eller så befinner de sig på en inrikes affärsresa. Detta innebar att vi behövde vänta mycket länge innan vi fick tillbaka ett undertecknat dokument.”
Den här traditionella metoden med papper och penna var inte bara långsam utan det kostade även Daiichi Jitsugyo Asia en mindre förmögenhet att skicka dokument fram och tillbaka. Som Yohei säger:
”När vi ber om underskrifter är dokumenten ofta väldig viktiga. Vi behövde använda ett specialistbudföretag som DHL eller OCS men det var mycket dyrt.”
Daiichi Jitsugyo Asia behövde ett snabbare och mer kostnadseffektivt sätt att skicka och ta emot interna och kundinriktade dokument som var lämpat för deras internationella verksamhet. Det var då de vände sig till HelloSign.
"Innan vi började använda HelloSign gjorde vi en jämförelse över hur många kuvert vi använde per månad, hur många dokument vi skrev ut och vilka kostnader vi hade för att skicka dem utomlands. Vi kom fram till att HelloSign-lösningen var värd abonnemangskostnaden.”
Snabba och gränslösa digitala signaturer
För att minska tiden det tar för kunder och anställda att skicka och underteckna dokument internationellt implementerade Daiichi Jitsugyo Asia HelloSign.
Med e-signaturtekniken i drift behövde teamet inte längre vänta på att dokument i pappersform skulle anlända från ett annat land, ordna med leverans av dokumenten till ett företag för att sedan vänta på att någon skulle underteckna dem och skicka tillbaka dem med en annan budtjänst. Nu kan de som ska underteckna få ett e-postmeddelande och omedelbart använda sin dator eller enhet till att skriva på, något som sparar tid för båda parter.
Utöver detta så har Daiichi Jitsugyo Asia gjort enorma kostnadsbesparingar för hela processen med dokumentunderskrifter. HR-chefen Hiroki Koumura berättar:
"När vi skickade pappersdokument använde vi DHL i stället för den vanliga flygposten, eftersom det var säkrare. Med det var även mycket dyrt. Nu har vi kapat leveranskostnaderna genom att byta pappersdokument mot digitala HelloSign-dokument. Vi jämförde HelloSign med två eller tre andra produkter. HelloSign hade både bäst pris och bäst användarvänlighet.”
Och att det var ”användarvänligt” var särskilt viktigt för att Daiichi Jitsugyo Asia skulle kunna implementera e-signaturer utan problem. Det var viktigt att de som skulle underteckna för Daiichi Jitsugyo Asia snabbt kunde förstå hur de skulle svara på begäran om underskrift utan att Daiichi Jitsugyo Asia-teamet var behjälpliga. Tan Ming Wei, HR-ledare förklarar:
”Ibland när vi bad någon att skriva under ett dokument behövde vi förklara hur den digitala processen fungerade. Det brukade orsaka oro och ta tid. Men med HelloSign är detta inte något problem eftersom detta är en produkt som är användarvänlig och alla förstår enkelt hur de ska använda den.”
Hellosign har gjort livet enklare även för Daiichi Jitsugyo Asia-teamet. Nu kan de spåra dokument i realtid så att de vet vem som har undertecknat och vem de fortfarande väntar på.
Dessutom var Daiichi Jitsugyo Asia redan Dropbox-kund så integreringen mellan HelloSign och Dropbox tog användarvänligheten till en helt ny nivå. HelloSign-integreringen innebär att dokument per automatik är säkra och lagras i Daiichi Jitsugyo Asias befintliga mappar, och därför finns det ingen anledning att lägga tid på att flytta dokument mellan de båda verktygen. Hiroki Koumura berättar:
”Med Dropbox sparas våra undertecknade dokument automatiskt i lättåtkomliga mappar. Det gör det väldigt smidigt för vår personal att hitta undertecknade avtal.”
Snabbare internationella underskrifter
Den tidigare processen med att skriva ut, underteckna och skicka dokument via utrikespost tog många dagar. Implementeringen av e-signaturer gjorde att ledare och kunder kunde skriva under överallt, när som helst. Daiichi Jitsugyo Asia minskade drastiskt hela den tid det tog att skriva under AGM- och försäljningsdokument. Yohei Takahashi, ledare på Daiichi Jitsugyo Asia berättar:
"Vi kan enkelt spåra förloppet och identifiera vem som ännu inte skrivit under för alla dokument. Även om undertecknaren befinner sig på resa eller har lämnat kontoret kan vi ändå be om en underskrift."
Eliminerade dokumentleveranskostnader
Genom att ta bort penna och papper från undertecknandeprocessen har Daiichi Jitsugyo Asia minskat de tillhörande utskrifts- och leveranskostnaderna som uppstår när känsliga dokument transporteras över internationella gränser.
HelloSign-Dropbox-integrering för automatisk dokumentlagring
Med HelloSign och Dropbox-integrering lagrar Daiichi Jitsugyo Asia automatiskt och säkert alla dokument i sitt företags Dropbox-konto efter att de har skrivits under – varje dokument blir enkelt att hitta och detta besparar deras team timmar som skulle gått åt till det administrativa arbetet med att överföra dokument mellan olika system.
Vad kommer härnäst för Daiichi Jitsugyo Asia?
Daiichi Jitsugyo Asia använde redan Dropbox inom hela företaget och HelloSign på sina Singapore-kontor så deras nästa drag var att distribuera användningen av HelloSign internationellt och därmed göra underskriftsprocessen strömlinjeformad i hela företaget.
Vill du uppnå samma resultat som Daiichi Jitsugyo Asia?
HelloSign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.
Kontakta oss
