Så sparar Eagle Financial 4 minuter per dokument – och gör att kunder slipper förseningsavgifter – med Dropbox Sign

Dropbox Sign deklarationen till en lek

Genom att omedelbart ersätta signaturprocessens besvärliga e-postbilagor med Dropbox Sign-webbappen kan Eagle Financial nu skicka ut avtal och får dem signerade av kunderna på en bråkdel av tiden. ”Dokumentens återlämningsgrad har ökat avsevärt. Med Dropbox Sign signerar klienten dokumenten nio gånger av tio direkt när vi frågar dem, vilket är enormt positivt , särskilt när det gäller deadlines”, säger Adam.

Enligt Adam utnyttjar Eagle Financial också Dropbox Sign-spårningen och den automatiska påminnelsefunktionen så mycket som möjligt när dokumenten inte signeras för att säkerställa att information och godkännanden kommer fram före deadline: ”Så istället för att vi lägger två eller tre veckor på att jaga dokument skickar Dropbox Sign automatiska påminnelser till kunderna inom 48 timmar och igen dag tre och dag sju, vilket verkligen har hjälpt till att effektivisera vår uppföljningsprocess”, säger Adam.

Dropbox Sign har också minskat mängden pappersarbete som Eagle Financial behöver hantera internt. Istället för en process med vidarebefordran och kommunikation fram och tillbaka med adminteamet går ”dokument automatiskt till vårt adminteams e-postadress när de signerats, och de kan direkt gå vidare och registrera dem. Detta ger konkret tidsbesparing, eftersom vi inte behöver vidarebefordra dokumenten när kunden skickar dem till oss.”  

Även om var och en av dessa e-signaturfunktioner är imponerande i sig själv har Dropbox Sign sammantaget haft en än mer omvälvande inverkan på Eagle Financials verksamhet. ”Dropbox Sign sparar oss cirka fyra minuter per dokument totalt. Vi skickar omkring 10 000 dokument varje år. Det är ett enormt antal timmar vi har fått tillbaka på bokföringssidan, och det sparar massor av arbete i uppföljning. Detta omsätts till verkliga pengar – vi får tillbaka 80 000 USD i fakturerbar tid.”

En Dropbox Sign-funktion som sparar massor av tid åt Eagle Financial är enligt Adam att Dropbox Sign automatiskt konverterar dokument till rätt format, vilket har minskat manuellt mixtrande och krångel med konvertering av dokumentformat. ”Möjligheten att enkelt dra och släppa ett Word-dokument till Dropbox Sign som konverterar det till en PDF-fil sparar oss upp till en minut per dokument.”

Inte alla Eagles signeringsframgångar handlar emellertid om processeffektivitet – Dropbox Sign har också bidragit till att förbättra revisionsbyråns Google-omdömen. Ett stor anledning till att Eagle Financial har vuxit och utvecklats under de senaste åren är sättet de samlar in omdömen från kunder. Teamet har arbetat hårt och förändrat processerna de använder varje dag – de ville tacka kunderna och belöna de medarbetarna som gör otroligt arbete.

För att göra detta skapar de en målsida som presenteras för kunder efter att de undertecknat dokument. Sidan innehåller en kommentar från grundarna som tackar kunderna för att de följt med på den gemensamma resan och lyfter fram revisorernas hårda arbete. Målet var att se till att kunderna kände sig omhändertagna, att de visste att teamet tog hand om dem och att interaktionen med Eagle Financial fick en personlig touch. Denna process och den personliga touchen har fått kunderna att lämna fler omdömen, från omkring 20 omdömen på Google i början av 2020 till över 200 recensioner i skrivande stund. ”Vi har haft så många kunder som har kommit till oss och sagt: 'Jag kom till er eftersom ni har så många bra omdömen'”, säger Adam. ”Potentiella kunder brukar titta på dem och det beror på att vi har målsidan där efter att de har loggat in via Dropbox Sign.”

‍

4 minuter sparas per dokument

Genom att bygga om sättet de skapar och skickar dokument digitalt – med Dropbox Sign – har Eagle Financial minskat formulärsprocesstiden med omkring 4 minuter, och när detta tillämpas på de över 10 000 dokument som Eagle Financial skickar varje år innebär detta att de sparar fakturerbar tid motsvarande 80 000 dollar.

Högre ifyllnadsgrader bland klienterna

Genom att använda Dropbox Sign-webbappen för kundernas signaturer och deklarationer kan Eagle Financial nu skicka ut och ta emot undertecknade avtal på en bråkdel av tiden. ”Dokumentens återlämningsgrad har ökat avsevärt. Med Dropbox Sign signerar klienten dokumenten nio gånger av tio direkt när vi frågar dem, vilket är enormt positivt , särskilt när det gäller deadlines”, säger Adam.

Över 200 Google-omdömen

Genom att automatiskt skicka kunder till en skräddarsydd målsida efter signatur har Eagle Financial fått kunderna att lämna fler omdömen, från omkring 20 omdömen på Google i början av 2020 till över 200 recensioner i skrivande stund.

Vad kommer härnäst för Eagle Financial?

Adam och teamet funderar länge och väl på hur tekniken kan arbeta för dem, och hur verktyg som Dropbox och Dropbox Sign kan stötta verksamheten och ge kunderna möjlighet att fortsätta producera större och bättre resultat.

Klicka här om du vill veta mer om Eagle Financial.

Intresserad av att få liknande resultat som Eagle Financial?

Dropbox Sign är det enklaste sättet att skicka, ta emot och hantera juridiskt bindande e-signaturer för företag. Vår e-signaturlösning har två år i rad röstats fram som den mest användarvänliga i G2 och kan göra dina viktigaste arbetsflöden snabbare, enklare och säkrare. Registrera dig för en kostnadsfri provperiod i dag för att börja digitalisera din verksamhet.