Sådan sparer Eagle Financial 4 minutter pr. dokument – og kunderne undgår at få bøder for forsinket indsendelse – med Dropbox Sign

Dropbox Sign gør sidste dag inden skattefristen til en leg

Eagle Financial udskiftede med det samme den besværlige proces med vedhæftning af dokumenter i e-mails for at få kundernes underskrifter og godkendelser af skattedokumenter med Dropbox Sign-webappen og sender nu aftaler ud og får dem underskrevet af kunderne på en brøkdel af tiden. “Svarhastigheden for dokumenter er steget betragteligt. Med Dropbox Sign underskriver kunden i ni ud af ti tilfælde dokumenterne, straks når vi beder dem om det, hvilket er meget vigtigt – især når vi nærmer os indberetningsfristerne,” siger Adam.

Ifølge Adam udnytter Eagle Financial Dropbox Sign-sporings- og påmindelsesfunktionerne til at sikre, at aftaler og godkendelser kommer frem inden tidsfristen, selv når der ikke kræves underskrifter: "Så i stedet for at vi bruger to eller tre uger på at få fat i dokumenter, sender Dropbox Sign automatisk påmindelser til kunderne inden for 48 timer og sender derefter påmindelser til dem på dag tre og dag syv, så det har virkelig hjulpet med at få ryddet op i vores opfølgningsproces," siger Adam.

Dropbox Sign har også mindsket den mængde papirarbejde, Eagle Financials teams administrerer internt. I stedet for at sende dokumentet frem og tilbage til det interne team er det nu sådan, at "Når formularer er underskrevet, sendes de automatisk til vores administrationsteams e-mailadresse, og de kan indberette med det samme. Det er en effektiv besparelse, fordi kunden ikke sender formularerne tilbage til os, og vi så skal sende dem videre."  

Hvert af disse resultater med e-signaturer er imponerende i sig selv, og samlet set har Dropbox Sign haft en transformerende indvirkning på Eagle Financials forretning. "Dropbox Sign sparer os samlet set omkring fire minutter pr. dokument. Vi sender ca. 10.000 dokumenter hvert år. Det er virkelig meget tid, vi indtil videre har vundet tilbage på regnskabssiden, da det sparer os for en masse opfølgning. Det kan omsættes til rigtige penge, idet vi har fået 80.000 USD tilbage i fakturerbar tid."

En Dropbox Sign-funktion, der ifølge Adam har stor betydning for tidsbesparelsen hos Eagle Financial, er, at Dropbox Sign automatisk konverterer dokumenter til det rigtige format, da det har reduceret det besværlige manuelle arbejde og konverteringen af dokumentformater. “Ved blot at trække og slippe et Word-dokument til Dropbox Sign, som konverterer det til en PDF-fil, sparer vi op til et minut pr. dokument.”

Eagles succes med underskrivning handler ikke kun om proceseffektivisering – Dropbox Sign har også hjulpet med at øge antallet af anmeldelser af rivisionsfirmaet på Google. En væsentlig del af Eagle Financials vækst og udvikling i de seneste år skyldes den måde, de indsamler anmeldelser fra kunderne på. Selvom teamet har arbejdet hårdt og ændrer den måde, de arbejder på, hver eneste dag – ønskede de at takke kunderne og belønne teammedlemmer, som udfører et fantastisk stykke arbejde.

For at gøre dette har de oprettet en landingsside, der præsenteres for kunderne, efter at de har underskrevet dokumenter. Siden indeholder en meddelelse fra virksomhedens grundlæggere, hvor de takker kunderne for at følge med på deres rejse, og fremhæver revisorernes hårde arbejde. Målet var at sikre, at kunderne følte sig taget hånd om, og de vidste, at teamet passede på dem, og for at føje et personligt præg til interaktionen med Eagle Financial Denne proces og det ekstra personlige præg har fået kunderne til at skrive flere anmeldelser, fra omkring 20 anmeldelser på Google i starten af 2020 til over 200 anmeldelser i skrivende stund. “Vi har haft virkelig mange kunder, der er kommet til os og har sagt: "Jeg kontaktede jer, fordi I har fået så mange gode anmeldelser,"" siger Adam. "Potentielle kunder har en tendens til at tage det i betragtning, og det er fordi, vi har denne landingsside, når de har underskrevet via Dropbox Sign."

‍

4 minutter sparet pr. dokument

Eagle Financial har ved hjælp af Dropbox Sign ændret deres metode til at oprette og sende dokumenter digitalt og har derved forkortet processen til afsendelse af formularer med 4 minutter. Når processen anvendes på de mere end 10.000 dokumenter, Eagle Financial sender om året, svarer det til en besparelse på 80.000 dollars i fakturerbar tid.

Højere færdiggørelsesgrad for kunder

Eagle Financial bruger Dropbox Sign-webappen til alle sine kundegodkendelser og skatteindberetninger og sender nu aftaler ud og får dem underskrevet på en brøkdel af tiden. “Svarhastigheden for dokumenter er steget betragteligt. Med Dropbox Sign underskriver kunden i ni ud af ti tilfælde dokumenterne, straks når vi beder dem om det, hvilket er meget vigtigt – især når vi nærmer os indberetningsfristerne,” siger Adam.

Over 200 Google-anmeldelser, og der kommer stadig flere

Ved automatisk at sende kunderne til en skræddersyet landingsside, når de har underskrevet, har Eagle Financial fået kunderne til at skrive flere anmeldelser, fra omkring 20 anmeldelser på Google i starten af 2020 til over 200 anmeldelser i skrivende stund.

Hvad er næste skridt for Eagle Financial?

Adam og teamet analyserer omhyggeligt, hvordan de kan bruge teknologi, og hvordan værktøjer som Dropbox og Dropbox Sign kan hjælpe virksomheden og deres kunder med at skabe større og bedre resultater.

Klik her for at få mere at vide om Eagle Financial.

Kunne du tænke dig at opleve resultater, der minder om Eagle Financials?

Dropbox Sign er den nemmeste måde at sende, modtage og administrere juridisk bindende, elektroniske underskrifter på for virksomheden. Vores underskriftsløsning er nomineret af G2 til den bedste målt på brugervenlighed. Den effektiviserer de vigtigste arbejdsgange og gør dem mere sikre. Tilmeld dig og prøv den gratis i dag, så din virksomhed kan blive mere digital.