Découvrez comment Ingenique utilise Dropbox Sign pour simplifier les signatures et renforcer la sécurité.
Ingenique Solutions fournit des solutions performantes pour aider les entreprises à lutter contre le blanchiment d’argent et à remplir leur devoir de vigilance, afin de respecter les réglementations en matière de conformité et de mieux gérer les risques.
Nous ne prenons plus en charge le produit Dropbox Forms
Résultats
75 %
Formulaires de renouvellement renvoyés 75 % plus rapidement
2 minutes
Envoi de contrats de vente et de renouvellement en moins de deux minutes
+ de 1 000
Plus de 1 000 contrats créés par an grâce aux modèles
Profil de l’entreprise
Lorsque vous développez des logiciels conçus pour aider les entreprises à lutter contre le blanchiment d’argent et à remplir leur devoir de vigilance, votre réputation repose sur la sécurité. Martin Lim, fondateur et directeur d’Ingenique Solutions, éditeur de logiciels spécialisés dans ces domaines, le sait bien. « Je dis tout le temps à mes techniciens que si les données de nos clients sont compromises, nous pouvons mettre la clé sous la porte, car plus personne n’aura confiance en nous. »
La conformité est un univers complexe et Ingenique s’efforce de simplifier la vie de ses clients dans ce domaine. Mais trouver le juste équilibre entre la sécurité et la fiabilité des processus et la protection des données des clients n’est jamais une mince affaire.
Toutefois, s’il y avait un domaine où il fallait plus de sécurité et de simplicité, c’était au niveau de ses workflows RH et de vente, qui engendraient beaucoup de paperasse. Et ça, Ingenique l’avait bien compris.
D’une part, créer des contrats prenait du temps aux équipes, car il fallait tous les personnaliser. Et lorsque vous gérez plus de 60 contrats par mois, cela représente un temps considérable.
D’autre part, outre ce processus de création laborieux, faire signer un contrat Ingenique de huit pages était source de confusion, d’erreurs et un casse-tête administratif pour l’équipe de vente. « Certains clients signaient seulement la première page en oubliant de signer les autres et d’autres signaient seulement la dernière page. Certains numérisaient le document et nous envoyaient un fichier PDF soigné, et d’autres utilisaient l’appareil photo de leur téléphone pour numériser le document, puis ils nous le renvoyaient. Nous recevions donc toutes sortes de formats et de tailles de fichiers. Tout cela s’ajoutait aux tâches de notre équipe de vente, qui finissait par ne plus pouvoir se concentrer sur son objectif premier », explique Martin Lim.
Les processus RH étaient eux aussi devenus inefficaces. Entre les évaluations des performances semestrielles, les formulaires de consentement concernant les données des candidats, les accords de confidentialité et les contrats de travail, l’entreprise s’était enlisée dans un workflow qui engendrait une tonne de paperasse.
Pour Ingenique, la réponse était sans équivoque : il fallait passer au numérique. Mais dans un secteur où le maître-mot est la sécurité, les e‑mails n’étaient pas la meilleure façon d’envoyer un contrat ou des informations personnelles. C’est pourquoi l’entreprise s’est mise à rechercher un outil de signature électronique sécurisé et fiable pour protéger sa réputation et conserver la confiance de ses clients. Après des recherches poussées, elle s’est tournée vers Dropbox Sign.
« Dropbox Sign a permis à notre équipe commerciale de travailler beaucoup plus rapidement. Elle ne perd plus de temps à réclamer les contrats, et les formulaires de renouvellement sont renvoyés 75 % plus rapidement. »
Pour éliminer les formulaires papier et les fichiers PDF envoyés par e‑mail, Ingenique a profité de l’ensemble des avantages et des fonctionnalités qu’offre Dropbox Sign.
Tout d’abord, l’entreprise a commencé par améliorer son processus de création de contrats. Grâce aux modèles Dropbox Sign, Ingenique a créé une série de formulaires adaptés à chaque secteur d’activité. De cette façon, ses commerciaux n’avaient plus qu’à ajouter les informations de base des clients dans les contrats de vente et les formulaires de commande de services et de renouvellement, et à envoyer le document. « Il nous suffit de nous connecter à Dropbox Sign, de sélectionner le modèle et de cliquer sur “Envoyer”. C’est une solution exceptionnelle pour envoyer des bons de commande aux clients et c’est vraiment très rapide, cela ne prend que deux minutes ! », explique Tan Lee Kiau, directrice des ventes senior chez Ingenique.
Grâce à Dropbox Sign, nos clients bénéficient d’une meilleure expérience de signature également.
« Cela nous a vraiment permis de faire signer des contrats plus rapidement. Même si certains de nos clients ne s’y connaissent pas en informatique, ils peuvent signer et renvoyer des contrats très facilement », explique Tan Lee Kiau.
La signature est plus simple, car Dropbox Sign ajoute les champs obligatoires pour le signataire à chaque document, ce qui permet à chacun de savoir exactement ce qu’il doit remplir. Il est impossible de renvoyer un contrat sans avoir complété ces champs, ainsi aucune information ne nous échappe. « Dropbox Sign a permis à notre équipe commerciale de travailler beaucoup plus rapidement. Elle ne perd plus de temps à réclamer les contrats, et le délai de renvoi des formulaires de renouvellement a été accéléré d’environ 75 % », indique Martin Lim.
Chez Ingenique, l’équipe commerciale n’est pas la seule à bénéficier de ces résultats. Le personnel peut désormais préparer ses documents plus rapidement avant les évaluations des performances. Les formulaires peuvent être remplis numériquement et renvoyés aux RH en quelques minutes. Plus besoin donc de se ruer vers la photocopieuse pour faire la queue.
En matière de recrutement (qu’il s’agisse d’obtenir l’accord de consentement pour la collecte des données d’un nouveau candidat, ou de faire signer des accords de confidentialité et des contrats de travail), l’ensemble du processus est plus rapide et plus sécurisé grâce à un outil de signature électronique certifié ISO.
Et cerise sur le gâteau : grâce aux pistes d’audit, au chiffrement et à l’intégration, tous les documents sont protégés, suivis et horodatés, dès leur envoi et jusqu’à ce qu’ils soient complètement signés et sécurisés, de sorte que la sécurité est parfaitement et systématiquement intégrée à l’expérience de signature. Pour Ingenique, c’est une solution miraculeuse qui renforce son image d’entreprise soucieuse de la sécurité. « Lorsque nous utilisons Dropbox Sign avec nos clients, nous voulons faire passer un message : nous faisons tout notre possible pour assurer la sécurité », explique Martin Lim.
Des formulaires de renouvellement renvoyés 75 % plus rapidement
Après l’adoption de Dropbox Sign, Ingenique indique que non seulement les clients signent toutes les sections requises dans les contrats de vente ou les formulaires de renouvellement, mais aussi qu’ils signent les documents et les renvoient 75 % plus rapidement.
Des modèles pour gagner du temps dans toutes les situations
Créer plus de 1 000 contrats par an manuellement était loin d’être pratique. Grâce aux modèles de document Dropbox Sign, Ingenique peut accéder à une vaste bibliothèque de contrats personnalisés, de contrats de vente et d’autres formulaires pour chaque secteur d’activité. L’équipe commerciale envoie désormais des contrats en moins de deux minutes, ce qui lui donne plus de temps pour se concentrer sur la vente.
Un outil fiable qui renforce la réputation d’Ingenique en matière de sécurité
Ingenique est une entreprise réputée pour être sûre et digne de confiance. En tant que fournisseur certifié ISO, Dropbox Sign contribue à renforcer la sécurité. En suivant tous les documents à l’aide d’une piste d’audit complète, Ingenique peut désormais adhérer aux exigences de la norme ISO 27001 tout en assurant la sécurité des données de ses clients à tout moment.
Quelle est la suite pour Ingenique ?
Après avoir constaté les multiples avantages de Dropbox Sign pour son activité, Ingenique cherche désormais à l’utiliser avec ses clients et ses utilisateurs, qui sont toujours plus nombreux. À l’avenir, Ingenique prévoit d’intégrer les signatures électroniques à son workflow documentaire actuel dans le but de connecter tous les aspects des workflows RH et de vente, et de fournir une expérience davantage intégrée à la fois aux nouveaux employés et aux clients.
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Dropbox Sign est le moyen le plus simple pour les entreprises d’envoyer, de recevoir et de gérer des signatures électroniques juridiquement contraignantes. Élue n° 1 pour sa facilité d’utilisation deux années de suite par G2, notre solution de signature électronique permet d’accélérer, de simplifier et de sécuriser vos workflows les plus importants. Inscrivez-vous à une offre d’essai gratuite et commencez à digitaliser votre entreprise.
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