Dropbox Sign で採用者 1 人あたり 600 US ドルの経費削減に成功した Flow Healthcare

二度手間不要の高速デジタル フォーム

医療従事者の勤務先が変わるたびに同じ書類を何度も作成する手間を省こうと、Flow は Dropbox Sign API を使った自動テンプレートを導入しました。パテル氏は次のように語っています。「医療従事者を採用したサプライヤーのお客様に Flow と Dropbox Sign がもたらす真の価値とは、同じ書類を何度も作成する手間がなくなることです。必要な紙の申請書は Flow でテンプレート化されているので、病院から提出を求められたら、Dropbox Sign API との連携を利用して当社のデータベースに接続し、自動で必要事項を記入できます。医療従事者は書類の内容を確認して署名するだけです。一度導入してしまえば、追加で書類の提出が必要になったときに手動で作成する必要がありません。」

ただし、医療業務はどれも同じではないことから、Flow のテンプレートには柔軟性が求められました。「当社のお客様は、Flow の Dropbox Sign サブスクリプションを利用することでテンプレートをカスタマイズし、オリジナルの PDF をアップロードしたり、必要に応じて独自の入力欄を追加したりできます。定型化された書類の一部をカスタマイズできるのです。」Flow のフル スタック デベロッパーであるチャンス・ハマカー氏はこう述べています。

処理の速さと使いやすさだけでなく、Flow は、書類作成プロセス全体も顧客にとってシームレスになるよう徹底しました。「Dropbox Sign の組み込みフォーム機能が大いに役立ちました。すべてのユーザーを 1 つのシステムで管理しつつ安全性を確保できたのは、この機能のおかげです」とハマカー氏は付け加えます。「電子署名を利用するお客様が、（Dropbox Sign のホワイトラベルによって）自社のイメージをより自由に打ち出せるようにもしました。」

Flow は、事務手続きをさらに簡素化しようと、時間のかかる身元照会を自動化する方法として HelloWorks も導入しました。「HelloWorks の主な用途は身元照会です。採用者の経歴を照会するために、メールやテキスト メッセージで照会先にフォームを送信し、前職での実績や勤務状況を入力してもらいます。こうして、採用者が派遣先の業務に適しているかどうかを確認します。」パテル氏はこのように述べています。

採用者のライフサイクルを丸ごと管理するという約束どおり、Flow は HelloWorks でテンプレートも作成し、社内の雇用関連書類の作成に役立てています。たとえば、irs.gov や W9 などの歳入庁システムから内部文書を送信しなければならない場合がありますが、Flow は HelloWorks で、この機能を自社のプラットフォームに直接統合しています。

膨大な数のフォームと複雑なプロセスを自動化するとなると、Dropbox Sign API と Flow のプラットフォームを連携するのには、当然時間がかかると思われます。ところが、ハマカー氏が言うように、「時間はそれほどかからず、1 人の開発者がせいぜい数週間で連携できました。ドキュメントも充実しており、ワークフローがわかりやすく示されていたので、それを用いました。テストも簡単で、あらゆる問題をトラブルシューティングしてから Dropbox Sign の運用を開始することができました。」

Flow の顧客の中でも特に Beam にとって、このスピーディーな連携は、これ以上ないタイミングでの出来事だったのではないでしょうか。コロナ禍の中、Beam は遠隔医療サービスを構築するために、臨床医を迅速かつ大量に採用する必要がありました。「病院の負担を軽減するには、スタッフの増員が必要だったのです」と、パテル氏は説明しています。Flow が Dropbox Sign API を迅速に組み込んだおかげで、Beam は 48 時間という速さでスタッフの採用手続きを済ませることができました。

事務処理時間を 50 % 削減

Dropbox Sign API で書類への入力を自動化し、採用者が同じ書類を何度も作成する手間を減らした結果、Flow の顧客である Beam は、事務処理にかかる時間を 50 % 削減し、採用者 1 人あたり 600 US ドルを節約することができました。

雇用主も被雇用者も満足

CPMSM & CPCS の業務責任者、エイミー・ファウスト氏の言葉です。

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「Dropbox Sign のおかげで、（Flow は）標準的な身元確認と検証チェックを体系的に行えるようになりました。採用手続きのために被雇用者が書類を印刷し、必要事項を記入してスキャンし、アップロードする手間がなくなったため、手続きに必要な時間が短縮され、被雇用者の満足度が向上しました。また、必要な項目が最初から記入されていることや読みやすくなったことは、雇用する側にも歓迎されています。」

1 人の開発者が数週間で統合

詳細でわかりやすいドキュメントと、問題があればすぐに対応してくれるサポート チームのおかげで、Flow の開発者は Dropbox Sign API を数週間で連携することができました。

Flow の次のステップ

Flow の医療チームは、Beam Healthcare、Pivotal Health、CVC Health Care などの顧客を獲得したことで勢いを増しつつあります。設立当初からペーパーレス化を進めてきた Flow は、今後も医療現場から、紙ベースの事務手続きによるボトルネックを取り除いていく予定です。

Flow のような成果を上げるには

Dropbox Sign の電子署名 API を連携すると、カスタムブランドのシームレスな署名機能や同じ情報を自動入力する API 連携テンプレートを使って、ワークフローをいとも容易く簡素化できます。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた Dropbox Sign の電子署名ソリューションを導入すれば、最も重要なワークフローを迅速化し、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。

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