Symphonic がアーティストのオンボーディングと契約書の作成を効率化した方法
Symphonic は独立系の音楽配給会社です。音楽や動画の配給、著作権使用料の回収、マーケティングなどの業務を請け負い、クリエイターであるアーティストが自らの作品を世界に発信し、キャリアを発展させられるよう支援しています。
Dropbox Forms 製品のサポートは終了しました
大量の契約書を作成し、数多くの新アーティストをオンボーディングする
デジタル時代の到来によって、音楽の制作方法や聴き方、配給のあり方はここ 15 年ほどで劇的に変化しました。CD からデジタルへの移行は、音楽の主役の座をアーティストやファンの手に取り戻すきっかけとなりました。現代のアーティストはバッキング トラックを購入し、それを元に一晩で制作を進め、翌日には完成した楽曲をストリーミング プラットフォームにアップロードして公開できます。このように音楽制作のスピードがアップした結果、楽曲の収益回収と法的な保護を担当する配給会社にもスピーディーな対応が求められるようになっています。
署名した契約書をスキャンして PDF をメールで送る、あるいは紙に印刷して対面で署名するという時代遅れの方法では、すべてがハイテンポで進むデジタル音楽の世界には付いていけません。それだけでなく、アーティストは必要以上の手間を強いられ、契約交渉や新曲のリリースまでに何週間も待たされることになります。
アーティストの新曲リリースを後押ししつつ、新たなクリエイターのオンボーディングを効率よく実施するためには、新しいツールが必要です。需要の増大に対応でき、マーケティングとセールスのための既存システムと連携して社内チームの署名プロセスをシンプルにでき、アーティストが新曲を予定どおりリリースできるよう支援してくれるようなツールです。そうしたツールを探していた Symphonic の目に留まったのが Dropbox Sign でした。
「顧客にドキュメントを送付し、署名を依頼して、法的拘束力のある署名が戻ってきたことを確認する。この一連の作業を簡単に行えることが最も気に入っている点です。」
ニーズにぴったりだった HubSpot とのスムーズな連携
Symphonic では、増加する一方の所属ミュージシャンやコンテンツ クリエイターの管理に HubSpot CRM を利用しています。具体的な用途は、アーティストとのすべてのやり取り、契約内容、メモを記録することです。HubSpot では、関連するすべての情報を整理し、アクセスしやすい 1 つの場所にまとめて保存できるので、取引相手であるクリエイターとの関係を効率よく管理できます。Dropbox Sign は HubSpot とのシームレスな連携に対応しており、Symphonic は、ごく簡単な作業で Dropbox Sign を契約書の署名ツールとして導入できたといいます。
使い慣れたプラットフォームに電子署名機能が追加されたことは、Symphonic の交渉担当者に大きなメリットをもたらしました。Dropbox Sign を使うと、契約書を郵送することなく、アーティストにすばやく署名してもらえるので、手間のかかる面倒な作業を一切せずに済むようになったのです。Symphonic の最高執行責任者であるレベッカ・グラフ氏は、なぜこのことがとても重要なのか、次のように説明します。「Dropbox Sign と HubSpot を連携させることで、交渉担当者は契約交渉が完了したまさにその時に契約書を送信することができ、アーティストも Dropbox Sign ですぐに署名できます。」
Symphonic は Dropbox Sign のテンプレートを活用しており、さまざまな契約条件に合わせたテンプレートを 60 種類以上も用意して、新しい契約書をすばやく簡単に作成できるようにしています。Symphonic が自動送信する署名依頼は月間 400 通以上に上ることからわかるように、テンプレートは、ほぼ自動化された同社の新しいオンボーディング プロセスにおいて中心的な役割を担っています。HubSpot と Dropbox Sign は完全に連動しており、自動化されたトリガーによって大人数のオンボーディングも驚くほど簡単に行えます。「当社との契約を希望するアーティストがフォームに必要事項を入力すると、Dropbox Sign 経由で契約書が提示されます。この契約書に署名すると、今度は HubSpot で別の処理が開始され、アカウントが作成されます。アーティストはこのアカウントを使って、コンテンツをアップロードするのです。この一連の処理は 1 日で完了します」とグラフ氏は説明します。
どこにいてもデジタルで署名できる Dropbox Sign のおかげで、Symphonic の所属アーティストは、以前のような手作業のプロセスに縛られることなく、作品を自分たちの思いどおりにリリースできる創造の自由を謳歌しています。
ハーモニーを奏でて連動する HubSpot と Dropbox Sign
あっという間に契約完了
以前は、契約書への署名待ちで楽曲のリリースが数週間も保留になってしまうことがありました。しかし、Dropbox Sign の電子署名機能を導入した今では、独立系のアーティストたちは機を逃さず簡単に作品を世に送り出すことができます。「もしサイトにアクセスして契約書をダウンロードし、印刷、署名、スキャン、返送という手順を踏む必要があるとしたら、楽曲のリリースは大幅に遅れてしまうでしょう。今では、スタジオでこの曲をリリースしたいねという話になれば、ものの数分で本当にリリースすることができます」とグラフ氏は話します。
すべての取引で、時間を節約できるテンプレートを使用
契約条件ごとに交渉担当者がその準備をして、契約書の草稿を作成し、新しいドキュメントを用意するのは時間がかかり、生産的とはいえません。Symphonic は Dropbox Sign のテンプレートを活用して、あらゆる場面に対応できるカスタム ドキュメント、契約書、合意書を用意しています。
HubSpot とのスムーズな連携
Dropbox Sign は、Symphonic が日常業務で使っているプラットフォームとのスムーズな連携に対応しており、同社のチームは新たなツールの習得を強いられずに済みました。電子署名のために HubSpot の画面を離れる必要がないので、電子署名導入後も以前と変わらない生産性を維持しつつ、そのメリットを直接活かすことができています。
Symphonic の次のステップ
Dropbox Sign は今や、Symphonic のビジネスに欠かせない存在となっています。Dropbox Sign のおかげで、契約書への署名にかかる時間が短縮され、アーティストは作品をスムーズにリリースできるようになりました。Symphonic の社員も、これまでのワークフローに違和感なく溶け込んだツールを使って、効率よく署名を追跡できています。
Symphonic のような成果を上げるには
Dropbox Sign は、ビジネスにおいて法的拘束力がある電子署名を送信、受領、管理する最も簡単な方法です。G2 による使いやすさの評価で 2 年連続して 1 位に選ばれた当社の電子署名ソリューションは、お客様の最も重要なワークフローの迅速さ、使いやすさ、安全性をさらに高めることができます。無料トライアルに今すぐ登録して、ビジネスのデジタル化を始めましょう。
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